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Tea 发表于 2008-10-7 18:34

时间管理的艺术

  增加管理者的可支配时间,唯一之计只有缩小或尽快解决部属占用时间的比例。 /r3}0l"|^R_J"hf
  在企业里,管理层是整个组织机构的重心,管理者要在与经理、同事和部属三方面的复杂关系中出色地完成任务,就必须善于合理分配利用自己的可支配时间。时间对于他们来说是最宝贵的财富。 K/j P;D}.{vq/c
  
d4Xi{/@XFV   管理者的“两难困境”
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  由图可知,完成经理要求的任务所占用的时间和协调其他部门、寻求配合支援即组织占用的时间,这两项管理者无法支配,而外界占用的时间,包括对顾客、投资商、供应商及政府进行公关活动等,自己也无权变更。剩下的只有自己占用的时间,包括部属占用和自己的可支配时间。
P$FL7u{   一方面来自经理、组织、外界无法抗拒的要占用管理者的可支配时间,而部属也无休止的将本属于自己职责内的任务转移给管理者,另一方面管理者要创造性、高效地完成负责的任务也需要有充足的自我可支配时间,它们之间难免相互冲撞,使管理者陷入困境。 _rkiR f.U,F&y1|
   此外,对待经理布置的任务,管理者如果无法完成,将被视为“不服从”,而部属转移的任务如果不完成,只是当作“延迟”,管理者被迫二者择其一时,“延迟”将是唯一最优选择。 i#r#sL9r"L
  部属占用:管理者可支配时间的最大障碍
MLv_| f8S~~!X   ——成因 F/` ?SV[h cF
  管理者要调动部属的积极性,发挥其聪明才智,就要赋予部属相应的行动自由。当然没有不受约束的自由,行动自由程度要受到任务层级与授权范围的限制。当部属的行动自由度较低,凡事都须等待指示或请示时,他们就会占用管理者大量的可支配时间——帮部属解决疑难,想出事情给他们做。
1@E6[/WF   ——影响
%btuP$G2c   部属占用的时间是管理者可支配时间的最大敌人。部属无法完成或完成不好的任务一旦转移给管理者,就将会侵占大部分的自己可支配时间,陷入凡事拖延的泥淖。从任务悄然转移的那一刻起,除非管理者能重新找到真正解决任务的部属,否则将会永远占用自己的时间。
G fij1a;A+~w x6|   对于整个企业来说,将出现逆向管理,本是监督角色的管理者却变成了任务的解决者,而部属则摇身一变成为了监督者; %wyM$g#]"fLZN
  对于部属而言,由于等待管理者的命令而无事可做,使工作陷入瘫痪,甚至还会滋生不满情绪。因为他们一般不会自动自发地采取行动完成任务; TmyJ DQ
  对于管理者来说,当部属转移的任务堆积如山,无法及时答复时,他们会自认为是自己的进度落后,解决的办法只有加班赶上进度。这样一来,管理者做得愈多,部属就会转移越多的任务。
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J+GF#\w+e8^`5f~eg   时间管理:增加管理者的可支配时间
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.fI3]}?   增加管理者的可支配时间,唯一之计只有缩小或尽快解决部属占用时间的比例。对部属占用时间进行有效控制,核心要尽可能的在部属处理的范围内给与对等的责任与行动自由。当部属的行动自由较大,可以请示后行动,甚至可独立行动、只须例行报告时,他们就能独当一面,主动采取必要行动完成任务,而非事事依赖管理者。 dvE@)Bd]
  具体方法:
I&S1M(Z6[x\#Z KS   ——确定最大任务量,避免任务拖延。 %}o L Oo8l
  管理者的首要任务是决定给部属安排哪些、多少任务。部属有其工作的最大负荷度,过量会导致部属分心,不知所措。任务的取舍标准在于看其是否关乎股东、顾客或是员工的利益。最终的任务量一定是部属所能承受的。对于部属来说,要对诸多工作按照急切程度排序,有截止日期,比较迫切的放在前面,将“尽可能快”的事情延后处理。 #wt#j.k:O o)K r$pp
  ——完成任务的责任必须由部属承担。 YX0zwa#h'IbX:~
  按照工作进度表上的时间和地点完成任务是部属的责任。管理者不必再事必躬亲,询问每件工作的完成情况,只须听取汇报,把握全局。
Q bi?yx*tU'R   ——毫无进展不是修改任务时间的借口。 JV1Zh7|(GA
  部属的职责总是要以时间为优先,而非准备就绪。安排任务不能因为没有进展而更改。当部属没能按照进度完成任务时,管理者要做的是,召集所有部属,在他们面前重申工作职责(按照工作进度表上的时间和地点完成任务),避免类似情况再次出现。
kk\2yI[   ——重新安排任务时间需经双方的同意。 ;G{:A$Fkc~ e
  当完成任务的成本超过它对公司的贡献时,预定完成任务的时间可在任意一方的提议下,作出变更,这将不被视为延误。但管理者尤其要注意,不能片面更改时间,要双方同意才可,以免产生误解。 ViD6|Dcl.t\i c/F
  ——尽量采取直接方式安排任务、听取汇报 T)E*l4Z+\
  避免采用信件、报告等方式,因为这些书面文字堆积如山时,管理者实在没有精力一一答复。而部属交给的任务解决者自然就是管理者了。所以决不能替代直接对话。只有当面听部属的汇报,提出问题。这样才能了解其真正意图。即使谈话后的下一个具体步骤属于管理者时,也要带上部属一起解决。

2008niihao 发表于 2008-10-17 07:06

没人帮你顶,我帮你顶下~~~~

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